¿Quién está al mando? Conecte a los formadores fácilmente con su oferta de cursos

Ahí se va tu planificación. Y ahí se va tu paz.

Conseguir que la oferta y la demanda de cursos sean compatibles es un rompecabezas complejo. No solo se trata del espacio disponible (el aula), sino también de una persona disponible (el instructor). Y mientras un aula espera pacientemente a ser utilizada, las personas pueden tener días de vacaciones, citas médicas o quizás ya tengan agendada una cita con otro cliente.

¿Aún usas hojas de Excel o calendarios separados para gestionar esto? Entonces es muy probable que tengas reservas duplicadas. i-Reserve te soluciona este problema gestionando a los instructores con la misma inteligencia que a tus aulas. En este artículo, te explicamos cómo conectar fácilmente a los instructores con tu oferta de cursos.

Las personas también son “recursos”

En i-Reserve hablamos a menudo de "Recursos". Puede que suene un poco técnico y poco sociable cuando se trata de tus profesores favoritos, pero es la base de un buen horario.

Un recurso es básicamente todo lo necesario para hacer posible una reserva. Puede ser una cancha de tenis, un proyector, una sala de reuniones o incluso una persona.

Al crear a tus capacitadores en el sistema como recurso "Personal", les otorgas su propia identidad en el horario. Los registras con su nombre y apellidos y, lo más importante, puedes vincularlos a actividades.

Este es el punto de partida de la lógica. El sistema ahora sabe: para el curso de "Contabilidad para principiantes", necesito no solo el "Aula 3", sino también al "Profesor Peters".

Control en tiempo real: el editor de tu agenda

¿Cómo evitar que "Teacher Peters" tenga doble horario? Sencillo: el sistema monitorea tu progreso.

Cuando programa un nuevo curso y selecciona un empleado en la sección de personal, i-Reserve realiza inmediatamente una verificación de disponibilidad en segundo plano.

• ¿El profesor ya tiene programada otra lección a esa hora?
• ¿El profesor ha solicitado licencia?
• ¿Está fuera de su horario laboral?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es "sí", recibirás una notificación inmediata. El sistema te protege. Solo podrás confirmar la reserva si tanto el lugar como el instructor dan el visto bueno. Esto te da tranquilidad. Ya no tendrás que revisar manualmente tres calendarios de Outlook ni esperar haberlo recordado correctamente.

Acciones masivas: Acelerar

¿Tienes una serie de cursos de diez semanas? Entonces no querrás seleccionar manualmente al mismo instructor diez veces. Con la función de Programación en Grupo, puedes seleccionar toda la serie de cursos a la vez y asignar al instructor habitual. El sistema comprueba la disponibilidad de las diez fechas a la vez.

No más pasar la pelota: dejemos que los entrenadores lo hagan ellos mismos

Como planificador, a menudo eres el canal de información. "¿Estás disponible el martes?", "No, tengo que ir al dentista entonces", "De acuerdo, ¿y el miércoles?".

Tantos correos y llamadas te quitan muchísimo tiempo. ¿Por qué no darle la vuelta?

En i-Reserve puede vincular el recurso (el formador) a una cuenta de usuario. Esto permite que sus profesores y formadores accedan a una sección independiente del sistema.

Esto tiene dos ventajas principales:

1. Gestionan su propia disponibilidad

Los entrenadores pueden iniciar sesión ellos mismos e indicar cuándo pueden y cuándo no pueden trabajar.

• El freelancer: Suele trabajar por horas. Puede especificar en el sistema exactamente en qué horarios está disponible.
• El empleado a tiempo completo: Trabaja para usted de forma permanente, pero también se toma vacaciones. Simplemente registra sus vacaciones o ausencias.

Verás esto reflejado inmediatamente en tu agenda. Si un entrenador está en rojo, no necesitas llamarlo.

2. Ven su propio horario

"¿Dónde se suponía que debía estar mañana?" Un entrenador ya no necesita preguntarte eso. Inicia sesión y ve su horario personal, incluyendo ubicaciones y horarios. Todos están al tanto, sin que tengas que enviarles los horarios por correo electrónico todos los días.

Descripción visual

A veces, simplemente quieres ver cómo van las cosas de un vistazo. En el calendario i-Reserve , puedes usar colores para cada empleado.

En el resumen mensual podrás ver inmediatamente:

• Azul es el profesor Jan.
• Verde es la maestra Els.
• El color gris aún no ha sido rellenado.

Podrás ver inmediatamente dónde están las lagunas y si la carga de trabajo está distribuida de forma justa.

Tú tienes la estrategia, nosotros tenemos el rompecabezas

Planificar cursos y capacitaciones es un proceso humano. Es necesario asegurar la compatibilidad perfecta entre el grupo y el instructor. Ahí reside nuestra experiencia. Comprobar si el instructor ya está en otra aula es un ejercicio matemático. Ahí reside nuestra experiencia.

Al incorporar a sus capacitadores como recursos en su sistema, elimina el riesgo de errores en su proceso. Evita las reservas duplicadas, las llamadas incómodas a los aprendices y el estrés laboral.

¿Has terminado con el rompecabezas de la planificación?

¿Quieres ver cómo i-Reserve puede hacer que tu programación sea infalible? Deja de adivinar y empieza a descubrir. Prueba el sistema de reservas i-Reserve gratis durante 30 días . Conecta a tu primer entrenador y disfruta de la tranquilidad de un sistema que piensa contigo.