El papel en la pared: Automatizar certificados y diplomas
El último día del curso ha terminado. Los participantes han entregado sus trabajos finales, las evaluaciones son positivas y todos se van a casa con buen ánimo. ¿Es hora de que tú también te relajes? Lamentablemente no. Puedes sentarte frente al ordenador. Porque esos certificados prometidos no se emiten solos. ¿O sí?
Para muchos capacitadores y proveedores de cursos, completar un curso de capacitación es una decepción administrativa. Han invertido semanas de energía en sus estudiantes, pero el paso final, la ceremonia de graduación, suele consistir en escribir los nombres en un archivo de Word, imprimirlos en papel costoso, firmarlos y cerrar los sobres.
Eso es una pérdida de tiempo y, además, propenso a errores. Un error tipográfico en el apellido de un estudiante y hay que empezar de cero.
¿Sabías que puedes digitalizar todo este proceso en i-Reserve? Así como automatizas facturas y confirmaciones, también puedes imprimir ese codiciado "papel en la pared" directamente desde tu sistema.
Del trabajo manual al piloto automático
El principio es simple: los datos que necesitas para obtener un diploma ya están en tu sistema. Sabes quién es el estudiante, qué formación completó y la fecha. ¿Por qué transferir manualmente esos datos a otro programa?
En i-Reserve , puede crear plantillas PDF para que realicen este trabajo automáticamente. Considérelo como una plantilla digital con su propio logotipo, identidad corporativa y firma. En lugar de texto fijo, utilice variables inteligentes donde deban aparecer datos específicos.
¿Cómo funciona esto?
Creas un diseño atractivo una vez. Luego, le dices al sistema qué debe ir en cada lugar mediante variables:
- Por ejemplo, en lugar del nombre pones {participantes.NOMBRECOMPLETO}.
- Para el nombre del curso, utilice {event attribute=name}.
- Y para la fecha, elija la variable para la fecha de finalización del curso o la fecha de hoy ({DATE_CURRENT}).
En cuanto usted o el sistema den la señal, i-Reserve completa los espacios en blanco. ¿El resultado? Un certificado elegante y personalizado para cada participante, sin necesidad de escribir una sola letra.
Directamente a la bandeja de entrada (mientras el éxito aún está fresco)
Un diploma es la guinda del pastel. El momento de recibirlo es crucial. Si un estudiante tiene que esperar tres semanas al cartero, la euforia ya se ha disipado un poco.
Con i-Reserve envías el certificado en el momento oportuno.
Puede configurar un flujo de trabajo donde el sistema envíe automáticamente un correo electrónico cada vez que un participante reciba el estado "Aprobado" o "Curso completado". El certificado PDF personalizado se adjunta inmediatamente.
Mientras el estudiante aún está en el tren de regreso a casa, el certificado de participación llega a su bandeja de entrada. Puede guardarlo inmediatamente, reenviarlo a su empleador o compartirlo en LinkedIn. Ese es el tipo de servicio moderno que la gente espera hoy en día.
¿Por qué querrías esto?
Además del hecho de que se ve realmente genial cuando tu proceso se ejecuta sin problemas, también te brinda beneficios concretos:
- Ahorrarás dinero: Calcula cuánto gastas anualmente en papel grueso especial, cartuchos de tinta, sobres y sellos. Enviar digitalmente no tiene costo adicional. ¿El estudiante aún quiere colgarlo en la pared? Entonces puede imprimir el PDF él mismo (o mandarlo a imprimir).
- Trabajo sin errores: El nombre en el certificado es exactamente el que el estudiante introdujo al registrarse. Se acabaron las discusiones sobre errores ortográficos o prefijos incorrectos al volver a escribirlo manualmente.
- Menos complicaciones administrativas: Esto es quizás lo más importante. Eres un formador, no un especialista en entrada de datos. Al automatizar este proceso, tendrás tiempo para mejorar tus materiales didácticos o captar nuevos estudiantes.
Más que sólo diplomas
La tecnología detrás de este generador de PDF no se limita a los diplomas. Piensa más allá.
- Listas de asistencia: Imprime una lista de asistencia para el profesor con un solo clic.
- Cuadernos de trabajo: Envía automáticamente una hoja de trabajo personalizada antes de la capacitación.
- Credenciales: Genere credenciales con nombre que simplemente podrá imprimir y deslizar dentro de una funda.
Usted proporciona el contenido, nosotros proporcionamos el papeleo
La capacitación se centra en las personas. Se trata de interacción, crecimiento y desarrollo. El trabajo administrativo que conlleva es un mal necesario. i-Reserve se encargará con gusto de ese "mal" para que usted pueda concentrarse en lo "bueno". Así que deje de copiar y pegar en Word. Deje que su sistema haga el trabajo.
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