Panorama

Provavelmente não precisamos explicar o que é o Microsoft Outlook, já que é um dos sistemas de calendário mais utilizados no mundo. Ele também faz parte do Office 365. Ao i-Reserve no Outlook a um calendário de sua escolha — por exemplo, o calendário da recepção, do instrutor, da sala de reuniões ou do barco— surgem todos os tipos de possibilidades.

Como funciona?

Os clientes que fizeram uma reserva geralmente recebem um evento no calendário por e-mail, que podem adicionar imediatamente aos seus calendários. Você verá a reserva imediatamente no sistema de reservas . Mas você também gostaria que a reserva aparecesse em um calendário do Outlook? Sem problemas com a integração do Outlook do i-Reserve.

Após a conexão ser estabelecida e uma reserva ser feita, ela é adicionada automaticamente ao calendário selecionado. Se houver alguma alteração na reserva, i-Reserve enviará notificações automaticamente para o Outlook e atualizará o item do calendário. Dessa forma, você e sua equipe estarão sempre informados!

A maioria dos usuários e/ou funcionários possui um calendário no celular e recebe lembretes de compromissos dessa forma. Essa integração permite adicionar eventos ao calendário para usuários como um instrutor que cursos ou a recepção de um local que aluga salas. O melhor de tudo é que eles também podem visualizar sua disponibilidade diretamente no calendário. Assim, a agenda deles está sempre à mão, mesmo quando estão em trânsito.

Benefícios da integração com o Outlook

Essa integração oferece muitas possibilidades e facilita bastante o trabalho com i-Reserve . Gostaríamos de apresentar uma visão geral de alguns dos benefícios de integrar o sistema de reservas i-Reserve ao Outlook. Ao integrar o sistema de reservas ao Outlook, você pode:

• Acompanhe automaticamente as reservas e os agendamentos
• Nunca mais se preocupe em marcar duas consultas ao mesmo tempo ou esquecer um compromisso importante
• Veja a disponibilidade em tempo real

Que informações são fornecidas?

A integração parece bastante simples e é uma ótima maneira de começar. No entanto, oferece algumas possibilidades interessantes para aproveitar melhor seu calendário.

Em princípio, todos os campos de objeto, cliente e reserva podem ser usados ​​tanto no título (assunto) quanto na descrição (corpo). Isso permite a combinação de campos dentro da plataforma de integração. i-Reserve pode incluir todos os tipos de campos personalizados, que podem ser combinados em um título lógico. Isso pode ser feito com abreviações e formatação.

Como conectar o Outlook ao sistema de reservas

Agora que discutimos os benefícios e as possibilidades de conectar o Outlook ao sistema de reservas, vamos ver como fazer isso.

A conexão do sistema de reservas com o Outlook é bidirecional. Isso significa que os dados podem ser enviados em ambas as direções. No entanto, isso não é obrigatório. Uma conexão unidirecional costuma ser suficiente. Uma reserva foi feita? Crie um evento no calendário. Ponto final.

Mas também é possível que seja necessário fazer alterações. Ou que um item do calendário seja arrastado pelo usuário para um horário diferente. A reserva deve "seguir em frente" nesse caso? Isso também é possível com o i-Reserve. Ao usar o ID do calendário no ID externo da reserva, vinculamos o item do calendário à reserva. O fluxo passa a ter uma etapa extra. Um exemplo:

O que está sendo conectado?

Para garantir que ambos os sistemas funcionem bem juntos, eles trocam dados. Os dados enviados podem ser vistos na tabela abaixo.

Quer saber mais?

Conectar o Outlook ao i-Reserve é uma ótima maneira de aumentar a eficiência e evitar reservas duplicadas. Gostaria de saber mais sobre a integração com o Outlook ou experimentar nosso sistema de reservas por 30 dias? Entre em contato conosco.