Quem está no comando? Conecte instrutores facilmente aos seus cursos

Lá se vai seu planejamento. E lá se vai sua paz.

Equilibrar a oferta e a procura de cursos é um desafio complexo. Não se trata apenas de espaço disponível (a sala de aula), mas também de disponibilidade de pessoas (o instrutor). E enquanto uma sala de aula aguarda pacientemente para ser utilizada, as pessoas podem ter dias de férias, consultas médicas ou talvez já estejam com a agenda cheia de outro cliente.

Você ainda usa planilhas do Excel ou calendários separados para gerenciar isso? Então, há uma grande chance de reservas duplicadas. i-Reserve resolve esse problema para você, gerenciando instrutores com a mesma inteligência com que gerencia suas salas de aula. Neste artigo, explicamos como conectar instrutores aos seus cursos de forma integrada.

As pessoas também são 'Recursos'

No i-Reserve costumamos falar sobre "Recursos". Isso pode soar um pouco técnico e pouco sociável quando se trata dos seus professores favoritos, mas é a base de um bom planejamento de aulas.

Um recurso é essencialmente tudo o que você precisa para viabilizar uma reserva. Pode ser uma quadra de tênis, um projetor, uma sala de reuniões ou até mesmo uma pessoa.

Ao cadastrar seus instrutores no sistema como um recurso de "Equipe", você lhes confere uma identidade própria na programação. Você os insere com seus nomes e sobrenomes e, o mais importante, pode vinculá-los às atividades.

Este é o ponto de partida da lógica. O sistema agora sabe: para o curso "Contabilidade para Iniciantes", eu preciso não só da "Sala 3", mas também do "Professor Peters".

Controle em tempo real: o editor da sua agenda

Como evitar que o "Professor Peters" tenha sua agenda duplicada? Simples: o sistema monitora seu progresso.

Ao agendar um novo curso e selecionar um funcionário na seção de equipe, i-Reserve realiza imediatamente uma verificação de disponibilidade em segundo plano.

• O professor já tem outra aula agendada para esse horário?
• O professor solicitou licença?
• Isso ocorre fora do horário de trabalho dele(a)?

Se a resposta a alguma dessas perguntas for "sim", você receberá uma notificação imediata. O sistema protege você de si mesmo. Você só pode confirmar a reserva se tanto o local quanto o instrutor aprovarem. Isso lhe dá tranquilidade. Você não precisa mais vasculhar manualmente três calendários diferentes do Outlook ou torcer para ter se lembrado corretamente.

Ações em massa: Acelere

Você tem um curso com duração de dez semanas? Então você não vai querer selecionar manualmente o mesmo instrutor dez vezes. Com o recurso de Agendamento em Lote, você pode selecionar todo o curso de uma só vez e atribuir o instrutor regular. O sistema então verifica a disponibilidade para todas as dez datas simultaneamente.

Chega de empurrar a responsabilidade para os outros: deixem que os treinadores façam isso por conta própria

Como planejador(a), você geralmente é o canal de informações. "Você está disponível na terça-feira?", "Não, tenho que ir ao dentista nesse dia.", "Certo, e na quarta-feira?".

Trocar tantos e-mails e fazer tantas ligações consome um tempo enorme. Por que não inverter a situação?

No i-Reserve você pode vincular o recurso (o instrutor) a uma conta de usuário. Isso dá aos seus professores e instrutores acesso a uma parte separada do sistema.

Isso apresenta duas grandes vantagens:

1. Eles gerenciam sua própria disponibilidade

Os instrutores podem fazer login eles mesmos e indicar quando podem ou não trabalhar.

• O profissional autônomo: geralmente trabalha por hora. Ele pode especificar no sistema exatamente os horários do dia em que está disponível para você.
• O funcionário em tempo integral: Trabalha para você permanentemente, mas também tira férias. Ele simplesmente registra suas férias ou ausências.

Você verá isso refletido imediatamente em sua agenda. Se um instrutor estiver "em vermelho" na agenda, você saberá que não precisa ligar para ele.

2. Eles visualizam sua própria agenda

"Onde eu deveria estar amanhã?" Um instrutor não precisa mais te perguntar isso. Ele acessa o sistema e vê sua agenda pessoal, incluindo locais e horários. Todos ficam atualizados, sem que você precise enviar e-mails com a programação todos os dias.

Visão geral visual

Às vezes, você só quer ter uma visão geral de como as coisas estão indo. No cronograma i-Reserve , você pode usar cores para cada funcionário.

Na visão geral mensal, você pode ver imediatamente:

• Azul é a professora Jan.
• Verde é a Professora Els.
• O espaço em cinza ainda não foi preenchido.

Você consegue ver imediatamente onde estão as lacunas e se a carga de trabalho está distribuída de forma justa.

Vocês têm a estratégia, nós temos o quebra-cabeça

Planejar cursos e treinamentos é um processo humano. É preciso garantir a compatibilidade entre o grupo e o instrutor. É aí que entra a sua expertise. Verificar se o instrutor já está em outra sala de aula é um exercício matemático. É aí que entra a nossa expertise.

Ao integrar seus instrutores como recursos em seu sistema, você elimina o risco de erros em seu processo. Você evita reservas duplicadas, telefonemas constrangedores para os alunos em treinamento e estresse no ambiente de trabalho.

Terminou o quebra-cabeça do planejamento?

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