De confraternizações de Natal a passeios da empresa: como automatizar a emissão de faturas para jogadores de boliche corporativos

Nesse ponto, a ressaca costuma bater forte para você, ou para sua administração, antes mesmo da festa acabar. Porque clientes corporativos não pagam rápido com cartão de débito ou débito. Eles querem uma nota fiscal adequada. Em nome da holding. Com o número correto do centro de custos. E, ah sim, por favor, envie por e-mail para o departamento de contas a pagar, não para a pessoa que reservou a quadra.

As reservas corporativas são extremamente valiosas, mas muitas vezes representam um transtorno administrativo. Principalmente se você tiver que digitar tudo manualmente, transferindo do seu sistema de reservas para o Word ou para o seu software de contabilidade. Um erro de digitação no IBAN ou no valor, e você terá que voltar a correr atrás do seu dinheiro.

Existe uma maneira mais inteligente. Muito mais inteligente. Com o módulo de Faturas do i-Reserve você pode automatizar a papelada do seu negócio de boliche. Isso libera seu tempo para seus clientes, enquanto o sistema de reservas cuida da burocracia.

1. Livre-se de anotações soltas: Empresas em seu sistema

A base de uma administração eficiente é saber com quem você está lidando. Muitas vezes, "João do RH" agenda o passeio, mas a fatura precisa ser enviada para "Grandes Empresas BV". Em um calendário padrão, é difícil separar essas duas informações.

No i-Reserve você pode abordar isso de forma sistemática. Você pode criar empresas como uma espécie de "guarda-chuva" para seus contatos.

• Você insere os dados cadastrais da empresa apenas uma vez: número da Câmara de Comércio, número de IVA e o endereço de faturamento específico.
• Em seguida, você vincula a pessoa de contato (Jan) a esta empresa.

A grande vantagem? Na próxima vez que Jan convocar um encontro de verão, o sistema saberá imediatamente que deve enviar a fatura para o escritório. Você pode até configurar o encaminhamento: a confirmação da reserva vai para Jan, a fatura vai automaticamente para inschrijvingen@groteonderneming.nl. Sem confusão, sem entrada dupla.

2. Da reserva à fatura em um clique

Você é um empreendedor, não um digitador. Por que digitar novamente as informações que já constam na sua reserva (data, número de pratos, pacotes, lanches) em um programa de faturamento?

No i-Reserve a reserva é a fonte. Com um único clique, o sistema gera uma fatura com base nos itens reservados.

• Fase de rascunho: O sistema criará primeiro uma fatura em rascunho. Você poderá revisá-la quando quiser. Deseja adicionar uma rodada extra de bebidas? Sem problemas.
• Final: Está tudo correto? Então, finalize a fatura. O sistema atribui automaticamente um número de fatura único (essencial para as autoridades fiscais) e a envia diretamente ao cliente em formato PDF.

Você pode até automatizar esse processo com gatilhos. Por exemplo, assim que uma reserva atingir o status "Concluída", a fatura é gerada e enviada automaticamente. Você não precisa mais se preocupar com isso.

3. Antes, depois ou em partes: você decide

Grupos corporativos podem ser inconstantes. "Podemos pagar o aluguel da quadra antecipadamente e depois cobrar pelas bebidas?" Ou: "Gostaríamos de fazer um depósito de 50%."

Manualmente, isso é um quebra-cabeça matemático. No i-Reserve , é um recurso padrão.

• Faturas parciais: Você pode dividir uma fatura facilmente. Envie uma fatura agora para o pagamento inicial. O sistema memoriza exatamente o que ainda está pendente e prepara o valor para a fatura final após o pagamento.
• Faturas consolidadas: Sua empresa tem uma competição em que a mesma empresa joga boliche toda terça-feira à noite? Não envie uma fatura separada para cada noite (isso os deixa loucos), mas combine as faturas preliminares. No final do mês, envie uma única fatura consolidada com todas as datas dos jogos. Isso economiza tempo de contabilidade para eles e custos de transação para você.

Dica: Comece pelo início (O Orçamento)
Para grandes eventos corporativos, como jantares com 8 pratos e um buffet completo, um orçamento costuma ser enviado antes do evento. Sabia que você também pode criar um no i-Reserve ? Com ​​o módulo Pedido, você primeiro envia um orçamento profissional. O cliente concorda? Então, com um único clique, você converte o pedido em uma reserva e, posteriormente, em uma fatura. Os dados acompanham você durante todo o processo. Isso garante que você transmita uma imagem profissional, desde a consulta inicial até o pagamento final.

4. O contador está feliz novamente (Exportar)

Enviar uma fatura é o primeiro passo. Mas essa fatura também precisa ser inserida no seu sistema de contabilidade. Se você ainda tiver que digitar todos os PDFs novamente no Exact ou Twinfield no final do mês, continuará perdendo tempo.

i-Reserve integra-se perfeitamente com a maioria dos principais softwares de contabilidade, incluindo Exact (Globe e Online), Twinfield, Snelstart, AFAS, Visma e Moneybird. O módulo de exportação permite enviar dados financeiros diretamente para suas contas do razão geral.

• A receita da pista de boliche é creditada diretamente na conta "Receita do Tribunal".
• Os bitterballen vão para a categoria 'Faturamento em Hospitalidade'.
• O IVA foi corretamente discriminado.

O resultado? Sua administração está sempre atualizada, seu balanço patrimonial é preciso e seu contador precisa fazer menos correções. Isso gera economia em honorários contábeis.

Vocês oferecem a hospitalidade, nós oferecemos a lógica

Organizar eventos para grupos empresariais é uma tarefa especializada. Você precisa garantir um ambiente agradável, um bom serviço e qualidade. É nisso que você se destaca. Deixe a parte administrativa para um software desenvolvido especificamente para isso.

Automatizar a emissão de faturas aprimora a sua imagem profissional. Seus clientes recebem faturas precisas no prazo certo e você recebe mais rápido. Isso torna o agitado mês de dezembro não apenas mais agradável para o seu faturamento, mas também para a sua tranquilidade.

Cansado de digitar faturas manualmente?

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